Comment préparer son séminaire en France ou à l’étranger ?

Comment préparer son séminaire en France ou à l’étranger ?

La réussite d’un séminaire repose sur une bonne organisation et une réflexion approfondie en amont pour soigner les détails et éviter les déconvenues. La préparation de cet événement combinant détente et travail demande de bien connaitre les besoins et les attentes de la cible pour ensuite faire le choix du lieu, du cadre et des activités. « Comment préparer son séminaire en France ou à l’étranger ? » est un guide Travel Experience pour vous aider dans cette démarche.

Définir le thème du séminaire

Le thème du séminaire est important pour ensuite valider le choix du cadre et du lieu de l’événement. Il faut avant tout déterminer le but du séminaire pour orienter ses choix :
• ressourcer ou stimuler les équipes,
• renforcer la cohésion entre les collaborateurs,
• organiser une formation,
• lancer un produit, etc.

Se poser plusieurs questions précises et analyser les besoins des participants est essentiel, comme par exemple connaître l’âge moyen du groupe ou les passions communes des participants. La réponse à ces questions permet d’y voir plus clair sur le budget, le nombre d’invités, la période de l’événement et donne des idées et des indices sur le lieu idéal à choisir.

Lisbonne et Barcelone sont deux destinations prisées pour les séminaires d’entreprise. Elles offrent l’avantage de se situer à seulement 2 heures de Paris et de convenir à l’organisation de plusieurs types de séminaire, grâce la richesse de leur patrimoine et de leurs activités.

Choisir l’hébergement

L’hébergement ou l’hôtel doit s’accorder au thème préalablement choisi, mais aussi au standing de l’événement pour un séminaire d’entreprise réussi. Si besoin, il faut également prévoir un cahier des charges pour assurer la restauration des invités en faisant appel aux services d’un traiteur.

Etablir un planning et une programmation

Pour une organisation optimale, la création d’un planning est obligatoire. Planifier tous les évènements et activités du séminaire est aussi important pour l’organisateur, les orateurs que pour l’auditoire. Il faut donc afficher clairement les programmes du séminaire, l’intervention des différents orateurs et leurs horaires précis. Pensez à définir des créneaux pour les temps de pause et d’échanges ainsi qu’une session de temps libre pour les participants.

Choisir des activités adaptées

Les activités annexes sont très attendues lors d’un voyage d’entreprise, car elles facilitent les échanges, le partage et la convivialité. Il faut donc bien les choisir et les placer au bon moment dans le planning du séminaire, car ce sont elles qui participent à la dynamique de groupe. Pratique du golf sur les plus beaux parcours de Lisbonne, cours de cuisine végétarienne en Ardèche, visite de la Sagrada Familia et du quartier gothique à Barcelone… de nombreuses activités sportives, de détente et festives sont possibles !

Dans le cas où vous vous sentez débordé, vous pouvez faire appel à un organisateur de séminaire. Travel Experience propose d’ailleurs des séminaires sur-mesure en France, mais aussi en Espagne, au Portugal, en Grèce, en Italie, en Croatie, au Maroc, ou encore en Tunisie. Un bon moyen de combler vos équipes les plus exigeantes. L’équipe de Travel Experience vous accompagne pendant tout votre événement et vous apporte ses conseils et son savoir-faire.

Préparer des invitations personnalisées

Envoyez des invitations personnalisées bien avant votre voyage d’entreprise est important pour une organisation optimale. Privilégiez des invitations à l’image de votre société/marque pour un événement soigné, cohérent, qui met en valeur votre entreprise.

Comment préparer son séminaire en France ou à l’étranger ?

Nous espérons que ce guide Travel Experience vous sera utile pour la préparation de votre prochain séminaire. N’hésitez pas à nous contacter pour de plus amples informations.