Conseils utiles pour organiser un séminaire
Forts de notre expérience, nous avons le plaisir de partager avec vous quelques conseils utiles pour organiser un séminaire. Car les professionnels le savent: l’organisation d’un séminaire est une mission lourde et plus complexe qu’on ne le pense !
En effet, il ne s’agit pas seulement de rassembler les collaborateurs et les équipes pour quelques beaux discours. C’est avant tout l’opportunité d’atteindre un objectif précis, voire plusieurs simultanément. Et quels que soient ces derniers, seule une préparation efficace garantira le succès du séminaire.
Ainsi, chaque élément aura son importance : la période, les jours de la semaine, les collaborateurs invités ou non, la destination, le lieu, le cadre… Sans oublier le rythme entre réunion, séances de travail et activités, ainsi que le choix de ces activités.
Alors, voici nos conseils utiles pour organiser un séminaire en France ou à l’étranger.
Séminaire à Barcelone
Conseils utiles pour organiser un séminaire
1- Définir les objectifs du séminaire
S’il est rare qu’un séminaire vise un seul et unique objectif, il ne faut pas pour autant pécher par excès. Aussi, il est important d’identifier les deux ou trois objectifs fondamentaux du séminaire, et de se concentrer sur ceux-là.
Il existe deux grandes catégories d’objectifs fondamentaux :
– Sur le plan de l’entreprise : présentation stratégique, définition d’objectifs, lancement d’un plan tactique, de nouveaux produits ou services…
– Sur le plan humain : récompenser les collaborateurs, les fidéliser, développer l’esprit d’équipe, la cohésion de groupe, la motivation…
On peut également définir des objectifs secondaires, mais ces derniers découleront du ou des objectifs fondamentaux de votre séminaire.
2- Donner au séminaire un nom ou un titre fort
En effet, ce nom ou ce titre devront traduire ou refléter les objectifs fondamentaux du séminaire. Ce point est très important, car il donne le ton et formalise l’importance de l’événement. C’est aussi une manière d’annoncer clairement les attentes que l’entreprise place dans ce séminaire.
3- Estimer la durée du séminaire et le nombre de participants
En ligne avec les objectifs poursuivis, il faut dès maintenant définir le temps de réunion nécessaire. Il est bon d’alterner présentations et travail en sous-commissions, afin d’éviter toute monotonie et d’assurer la participation active de chacun. Ce dernier point est fondamental pour le traitement d’éventuelles objections et l’appropriation des objectifs par l’ensemble des équipes.
Parallèlement, il faut estimer le nombre probable de participants au séminaire. Ce sera en effet un élément indispensable pour certaines étapes à venir : transport, capacité d’hébergement, infrastructures, besoins logistiques, activités…
4- Identifier la période idéale du séminaire
Selon l’industrie ou le secteur, il est préférable de cibler une période durant laquelle l’activité est la moins dense. Cela garantira une participation physique optimale, ainsi que la disponibilité effective et une contribution efficace de tous les participants.
Il faut ensuite décider sur quelle période de la semaine le séminaire doit se dérouler, transport compris. Généralement, des jours de semaine ou normalement travaillés sont préférables pour une participation optimale. En effet, une période à cheval entre jours travaillés et week-end pourrait être un frein pour certains participants.
5- Sélectionner les destinations potentielles
Les destinations envisagées auront comme objectif de sortir les participants de leur cadre habituel, voire de leur zone de confort. Pour cela, rien de tel que le dépaysement et l’opportunité de découvrir de nouveaux horizons !
Ce dépaysement, on peut le trouver aussi bien à moins d’une heure de son lieu de travail, qu’un peu plus loin en France ou en Europe, ou encore à l’autre bout du monde. Il faut bien sûr prendre en considération les destinations couvertes lors des précédents séminaires. Non seulement pour éviter toute répétition, mais aussi pour apporter un changement notable, voire surprendre.
Au moment d’organiser un séminaire en France ou à l’étranger, il est nécessaire de garder à l’esprit qu’une destination lointaine n’est pas forcément synonyme de budget plus élevé. Ainsi, des destinations comme Crète, Maroc ou Tunisie sont parfois plus économiques que des destinations en France, transport compris.
6- Déterminer le type et la gamme d’hébergement
Il existe deux catégories principales d’hébergement, très différentes l’une de l’autre.
L’hôtellerie traditionnelle avec des établissements de une à cinq étoiles, des chambres de une à quatre personnes, et des formules depuis l’hébergement seul jusqu’au all inclusive. Cette dernière formule qui inclut tous les repas quotidiens et toutes les boissons, s’avère souvent plus économique ; de plus, elle est moins contraignante d’un point de vue logistique, puisque les repas ne nécessitent pas de transport.
L’hôtellerie de plein air et les éco-lodges sont une tendance récente et en fort développement. En effet, c’est un hébergement proche de la nature et qui souvent répond aux critères du respect de l’environnement. Il s’avère en général plus économique, car les mobile homes, les cabanes ou les tentes autorisent un couchage multiple avec lits séparés, parfois jusqu’à huit personnes. Il est également apprécié pour son côté convivial et écologique.
Maintenant, il vous appartient de définir le type et la gamme d’hébergement pour votre séminaire, selon les objectifs définis. Calculer aussi ou estimer du mieux possible le nombre de chambres ou de couchages singles, doubles, triples, quadruples, etc.
7- Définir le type d’activités souhaitées
À ce stade, ce point devient déterminant ! Effectivement, les activités seront un moyen essentiel d’atteindre les objectifs de votre séminaire, aussi bien les objectifs primordiaux que secondaires.
De plus, les participants attachent beaucoup d’importance aux activités, car elles facilitent les échanges et développent la cohésion de groupe. Sans oublier qu’elles signifient souvent bonne humeur et convivialité.
Il est impossible de citer toutes les activités disponibles lors d’un séminaire, d’autant plus qu’elles dépendent totalement de la destination. Cependant, on peut distinguer les principales catégories : activités de détente, de découverte, de cohésion d’équipe, ou encore activités écologiques, festives, ludiques, sportives, culturelles.
Leur rapprochement avec les objectifs du séminaire permet de déterminer rapidement les types d’activités les plus appropriés, ainsi que le nombre de demi-journées et de soirées à leur consacrer.
8- Finaliser le programme du séminaire
Tous les éléments sont maintenant réunis pour valider ou au contraire affiner votre programme initial. Et ce, particulièrement sur les aspects temps de transport, temps de travail, durée des activités et temps libre.
Qu’il soit soutenu ou non, le rythme de votre séminaire vous convient-il ainsi en fonction de vos objectifs ? Ou bien faut-il allonger ou écourter sa durée totale, ou encore modifier quelque peu le programme ?
Ces derniers ajustements vous permettent maintenant de finaliser le programme définitif du séminaire.
9- Définir le budget du séminaire
Il est important de disposer dès le départ d’une enveloppe budgétaire définie de façon assez précise. En effet, un séminaire est un investissement financier et humain conséquent. Et comme tout investissement, il n’est pas envisageable de travailler à l’aveugle, au risque de perdre son temps inutilement.
Cette enveloppe devra ensuite être répartie entre les principaux postes : transport, hébergement, réunions, repas et activités. Cette répartition validera ou non la faisabilité du séminaire dans le cadre de l’enveloppe budgétaire allouée. Le cas échéant, il sera nécessaire d’ajuster certaines composantes : la durée, la destination, la gamme d’hébergement, les activités…
10- Lancement du projet !
Et voilà ! Vous disposez dorénavant de tous les éléments pour lancer ce projet et organiser un séminaire en France ou à l’étranger.
Attention cependant : la construction d’un tel évènement demande un temps assez considérable. Depuis les recherches de transport, d’hébergement et d’activités, jusqu’à l’envoi des demandes puis le traitement des propositions, les demi-journées défileront rapidement.
C’est pourquoi notre agence Travel Experience avec son équipe de spécialistes se fera un plaisir de vous conseiller et de vous aider dans la construction, puis la réalisation de ce projet.
Alors n’hésitez plus : contactez-nous pour organiser un séminaire en France ou à l’étranger !
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Conseils utiles pour organiser un séminaire
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